"Altijd winst"-methode

 

Wij hanteren een methode waarmee wij u kunnen garanderen dat u altijd baat heeft bij onze dienstverlening, de "Altijd winst"-methode.

 

De belangrijkste stappen zijn:

Uitvoering + Implementatie

Eerste Screening

Evaluatie

Screening Rapport

Gedetailleerd Onderzoek

Opdracht Formulering

Oplossings-voorstel

Opdracht

Kennismaking

Documentatie

Evaluatie Rapport

Vervolg-opdracht

·         Kennismakingsgesprek

·         Eerste screening

·         Gedetailleerd onderzoek

·         Opdrachtformulering

·         Uitvoering en implementatie

·         Evaluatie

·         Vervolgopdracht

 

 

Kennismakingsgesprek

 

Tijdens het kennismakingsgesprek leggen we onze manier van werken uit. Wat is de filosofie van POEMA? Waarom ligt de nadruk niet op automatisering, maar op het inrichten van processen? Hoe werkt dat, ons gratis onderzoek? Welke waarborgen krijgt u? Uiteraard komen ook al uw vragen aan bod.

 

Wij geloven in openheid, duidelijkheid en eerlijk zaken doen. Wij leveren een dienstverlening die zich in korte tijd zelf terug betaald. En dat alles zonder allerlei mitsen en maren en zonder addertjes onder het gras .

 

 

Eerste screening

 

Het belangrijkste doel van deze stap is om zo snel mogelijk te bepalen of herinrichting van één of meer van uw werkprocessen zinvol is. De kosten van herinrichting moeten binnen korte tijd terug verdiend kunnen worden. Als er voldoende winstmogelijkheden aanwezig zijn, weten wij dat wij geen onnodig onderzoeken gaan doen, en u weet dat u gaat besparen.

 

Aan de hand van interviews en het globaal bekijken van de belangrijkste processen, vormen we ons een beeld van uw bedrijf. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, zal dit een half uur tot een paar uur in beslag nemen. Wij zullen ons daarbij concentreren op die processen waar wij, op basis van onze ervaring, verwachten de beste resultaten te behalen. We zoeken de zogenaamde "krenten in de pap". Als deze aanwezig zijn, weten we zeker dat er voldoende winst te behalen is.

 

De resultaten van de screening leggen we vast in een rapport. U beslist samen met POEMA of er voldoende basis is voor een opvolgend gedetailleerd onderzoek en waar dit onderzoek zich als eerste op moet richten.

 

 

Gedetailleerd onderzoek

 

Tijdens dit onderzoek wordt één proces (of een paar processen) nader onderzocht. Wat is het doel van het proces? Wat zijn de huidige processtappen? Wat zijn de kosten per stap? Hoe vaak komen de stappen voor? Verder worden één of meerdere nieuwe procesinrichtingen ontworpen en doorgerekend. Ook worden de herinrichtingskosten bepaald. Op basis van de nu beschikbare informatie kunnen we een inschatting maken van de besparingen die met het nieuwe proces gerealiseerd kunnen worden. Ook kunnen we de terugverdientijd bepalen.

 

Wij kiezen er bewust voor om, als binnen meerdere besparingen mogelijk, eerst één daarvan te realiseren. U doet hierdoor ervaring op met onze manier van werken, waardoor u makkelijker kunt meedenken in het verdere verloop van het traject. Eén van de redenen dat er zo veel winst te behalen is bij het MKB is dat deze bedrijven slecht op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Door eerst één proces aan te pakken, waarbij significante winst behaald kan worden, ziet u in de praktijk wat er mogelijk is. Een ander voordeel is dat u dan al tijdens het traject gaat besparen. Als het een beetje meezit, heeft u de investering al terugverdiend voordat hij gedaan is.

Uiteraard zullen we wel meerdere processen tegelijk onder handen nemen als dit efficiënter is.

 

Na een positieve evaluatie van de eerste opdracht zal besloten worden welk volgende aangepakt zal worden.

 

 

Opdrachtformulering

 

Openheid en duidelijkheid zijn van groot belang. Daarom wordt vooraf de opdracht duidelijk vastgelegd. Hoe luidt de opdracht precies? Welke processen worden bij de herinrichting meegenomen? Hoe wordt bepaald of POEMA de opdracht naar behoren heeft vervuld? Wat zijn de betalingscondities? Welke medewerking wordt van u verwacht? Alle zaken die voor de opdrachtuitvoering van belang zijn, worden in de vorm van een opdracht vastgelegd. Deze opdracht wordt samen door u en POEMA opgesteld en geaccordeerd.

 

 

Uitvoering en implementatie

 

Tijdens deze stap voeren we de opdracht uit. Wat daaronder valt hangt sterk af van de opdracht zelf. Dit kan zijn het ontwikkelen van ondersteuningssoftware, het opstellen van instructies voor een nieuw proces tot het instrueren van uw medewerkers en zelfs van uw klanten of leveranciers. Alles wat te maken heeft met het ontwikkelen van het proces (inclusief hulpmiddelen) tot en met het in werking nemen van het proces valt hieronder.

 

Tijdens de uitvoering zal daar waar nodig afstemming plaats vinden. Hoewel er veel vooraf in een opdracht wordt vastgelegd leiden vaak meerdere wegen naar Rome. Het uiteindelijke product is een nieuw ingericht proces waar ú mee uit te voeten kunt. 

 

 

Evaluatie

 

Tijdens de evaluatie wordt bekeken of het heringerichte proces aan de verwachtingen voldoet. Wordt de vooraf beoogde besparing gehaald? Voldoen de ontwikkelde hulpmiddelen? Sluit het proces goed aan op de andere processen? Wat zijn de ervaringen tot nu toe met het proces? Welke andere verbeterpunten zijn tijdens het traject naar voren gekomen?

 

 

Vervolgopdracht

 

Om er zeker van te zijn dat u gaat besparen, worden bij een eerste opdracht vaak niet alle processen meegenomen in de herinrichting. Na het uitvoeren van de eerste opdracht en de evaluatie, wordt gekeken of andere processen in aanmerking komen voor een herinrichting. Er zal hiervoor een nieuwe opdracht worden opgesteld. Mogelijk wordt ook eerst weer een gedetailleerd onderzoek verricht.